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Consejos a PyMEs paara elegir un sistema ERP


La compañía da conocer 5 puntos a tomar en cuenta durante el proceso de búsqueda y selección.

Es común que las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) crean que los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son sólo para las grandes empresas, pero esto ya no es una realidad. Para encontrar el mejor sistema que se adecue a las necesidades de la empresa es vital que el usuario considere los siguientes 5 puntos durante el proceso de búsqueda y selección:


¿Cuándo es el mejor momento para que una PyME adquiera un sistema ERP?

La mayoría de las PyMEs usa métodos tradicionales como pluma, papel y Microsoft Excel para registrar información sobre su negocio, para facturar a clientes, para enviar bienes y para hacer sus cuentas. Es la forma más económica y rápida de comenzar, pero después de un tiempo estos procesos tradicionales son difíciles de mantener, provocando que la compañía pierda tiempo y recursos.

Una pequeña o mediana empresa debe considerar adquirir un sistema ERP cuando sienta que ya no puede mantener bajo control los métodos o sistemas actuales. Ante esto, José Luis Jahuey, gerente de consultoría en Latinoamérica para empresas de Sistemas ERP, considera que el mejor momento de adquirir un ERP es cuando la PyME está lista para dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser fácilmente automatizados.


Clarifique sus requisitos

Antes de contactarse con un proveedor de ERP es muy importante clarificar los requisitos de la compañía por adelantado y especificarlos con el fin de que al proveedor le quede claro cómo se usará el sistema, cuántos usuarios futuros tendrá que cubrir, qué tipo de funcionalidades se requieren y ajustarse a su presupuesto disponible.

Un buen sistema ERP es flexible y está listo para crecer con su compañía, pero no adquiera soporte para funciones que aún no necesita. Tiene más sentido elegir un sistema que es lo suficientemente flexible para permitirle comprar e implementar módulos adicionales cuando se requiere.


Escuche las experiencias de otros

Aunque se puede encontrar mucha información sobre los diversos proveedores ERP en línea, debe tomarse el tiempo para escuchar las experiencias y las recomendaciones de colegas, expertos en el tema y empresarios o ejecutivos que hayan pasado por un proceso de implementación recientemente.

Una pequeña y mediana empresa que adquiere su primer sistema ERP tiene muchas expectativas y, por lo general, muchas preguntas, lo cual requiere que los proveedores demuestren su compromiso desde el inicio del proceso de selección.

Si no sabe mucho sobre las diferencias entre varios sistemas ERP, puede ser de ayuda contratar a un consultor externo.


¿Son confiables los proveedores?

Las PyMEs que buscan un nuevo sistema no deben desconfiar a cada paso del proveedor ERP, sino hacer un análisis minucioso de lo que les presenta. Jahuey aconseja a los compradores que obtengan una copia de la presentación de ventas y tomen notas de todo lo que se acuerda durante las negociaciones: "Entre más grande el proveedor es probable que se firmen contratos por escrito y por adelantado. Un proveedor internacional opera según una serie de reglas generales y suele cumplir lo que ha prometido. Un proveedor profesional también ayudará al cliente a considerar qué funciones del sistema realmente necesita y cuál es el impacto en el costo total".


Reserve suficiente tiempo para la investigación y la selección

Encontrar un sistema ERP adecuado no es cuestión de días, por lo que es importante reservar suficiente tiempo para el proceso de investigación y selección. Si no está considerando muchos proveedores, es posible que pueda encontrar las opciones disponibles para la empresa en cuestión de un mes.

Es bueno recordar que después de haber comprado e implementado el sistema, lleva tiempo aprender a usarlo. Un sistema bien seleccionado tendrá un retorno de inversión tan pronto como los empleados hayan aprendido a usarlo correctamente.


Staff High Tech Editores

Junio 2010.

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